نسعى جميعًأ نحو النجاح وتحقيق خطة عمل مميزة، لكل منا أفكاره حول الوصول إلى هذا ولكن السمت المشترك بين معظم الناجحين هو التخطيط، فكرة أن تظل تحلم بالوصول إلى شيء مُعين دون التخطيط له بشكل فعلي وتُقسم هدفك إلى خطوات صغيرة؛ يعني ذلك أن هذا سيظل حُلم ولن يتحول إلى هدف قابل للتحقيق دون وضع خطة العمل التي تُمكنك من رسم طريق واضح للنجاح، دعونا نتعرف سويًأ من خلال مقالنا في دروس أونلاين على كيفية وضع خطة عمل، ولماذا من المهم إنشاء خطة عمل؟ فقط تابعونا
ما هي خطة العمل؟
إن خطة العمل ببساطة عبارة عن وثيقة أو بالأحرى قائمة تُحدد خطواتك نحو تحقيق هدفك، إن هذا المُخطط الاستراتيجي يُساعدك على إدارة مشروعك بكفاءة ووضع نقاط القوة لديك وما تحتاج للتغلب عليه من عقبات.
لا تُعتبر الخطة مُفيدة لأصحاب المشروعات الكُبرى أو رواد الأعمال فحسب، وإنما أيضًا الأفراد الذي يسعون نحو تحقيق أهدافهم.
عناصر خطة العمل
ربما يتساءل أحدهم ما هي خصائص خطة العمل الناجحة، هل أي تخطيط يمكن أن يكون خطة ناجحة؛ وفي الحقيقة هناك مجموعة من العناصر التي يجب أن تتضمنها أي خطة عمل هي:
- هدف واقعي واضح قابل للتحقيق.
- خطوات ومهام صغيرة نحو تحقيق هذا الهدف.
- الأدوار والمسؤوليات لكل أعضاء الفريق.
- الموارد اللازمة سواء كانت وقت أومال أو أفراد.
- مؤشرات تقييم النجاح.
إنها ببساطة تُعد مستند كتابي مُدون به كل شيء مُراد تحقيقه في هذا المشروع؛ بمعنى أنك أنت وفريق العمل عليكم الرجوع بشكل مستمر إلى هذه الوثيقة.
تصفح أيضًا: خطوات بسيطة تستعيد بها نشاطك وتستغل أوقاتك
أهمية وضع خطة العمل قبل البدء
قد يعتقد البعض أنه ليس بحاجة إلى وضع خطة عمل أو حتى تدوين أفكاره اعتقادًأ منه أنه يستطيع إدارة الأمر دون الحاجة لذلك، ولكن بتأمل الإحصائيات والدراسات سنجد أن الأرقام تُشير إلى أنه لا نجاح حقيقي دون خطة واضحة.
ووفقًا لبحث أجرته شركة KPMG فشلت 70% من المؤسسات على الأقل في إحدى مشروعاتها خلال العام؛ وعلى الرغم من تعدد أسباب الفشل كان السبب الأكثر شيوعًأ هو عدم وجود خطة صحيحة.
ولو أردنا الوقوف على أهمية وضع خطة العمل قبل الشروع به لوجدنا أنها تتمثل فيما يلي:
-
التواصل الجيد مع فريق العمل:
من خلال الخطة تستطيع تنسيق المهام بين أفراد فريق العمل، وبالتالي تتمكن من تنظيم المهام ومواعيد التسليمات وأسس التنفيذ الصحيح لكل مهمة.
-
الالتزام:
تساعد الـ bussines plan على توضيح دور كل فرد بمسؤولياته وبالتالي توضيح خارطة طريق على الجميع الالتزام بها.
-
سهولة ترتيب الأولويات:
لا خطة دون تدوين، ويساعد التدوين على إلقاء نظرة عامة على المهام وبالتالي سهولة ترتيبها وفق الأهم فالمهم، وبكل تأكيد سيساعد هذا على سير العمل بشكل أفضل و بسلاسة أعلى.
-
سهولة تقييم أداء الفريق:
فمن خلال خطة العمل يُمكنك تحديد ما تم إنجازه من كل فرد على حدى وفق المسؤولية المُوكلة إليه، وبالتالي سهولة مُساءلة الفريق وتقييم الأداء.
-
تخصيص الموارد:
عند وضع الخطة ستعرف ما هي متطلبات تحقيق هدفك وبالتالي تخصيص الموارد اللازمة والتعرف على العقبات وتقييم ما تم استهلاك تلك الموارد به.
-
تحديد موعد نهائي يمكن بعده تقييم العمل:
سيساعدك هذا على السير في تنفيذ المشروع حتى النهاية ( الوصول للموعد النهائي) بدلًأ من تركه في منتصف الطريق، وبتقييم النتائج يمكنك اتخاذ قرار بالاستمرار أو البدء في آخر جديد.
يقول بنجامين فرانكلين “من خلال عدم الاستعداد، كنت تستعد للفشل”
عوامل نجاح خطة العمل
يجب أن تتعرف على عوامل نجاح الخطة وخطواتها بالترتيب، وتلك العوامل أقدمها لكم عبر الصورة القادمة:
كيف تنشئ خطة عمل ناجحة؟
يتمثل الجواب على هذا السؤال في اتباع استراتيجية مُقسمة إلى خطوات يمكنك السير وفقها مهما كان الهدف المُراد تحقيقه؛ وتتمثل تلك الخطوات فيما يلي:
-
ضع أهدافًا ذكية
تلك هي الخطوة الأولى، والهدف الذكي هنا له مواصفات:
- واقعي.
- مُحدد بوقت.
- قابل للقياس.
- ذات صلة.
إن هذه المواصفات ستجعلك قادرعلى وضع هدف قابل للتحقيق، فليس من المعقول أن يكون هدفك مثلًأ ” أُريد أن أُصبح ناجح” الهدف هنا ناقص إنه هدف عام جدًأ، من الأحرى أن تقول “أريد أن أنجح في تحقيق هذا الأمر خلال 3 أشهر”.
ويمكنك معرفة تجارب أستاذ أحمد أبوزيد في استغلال الوقت وتنظيمه لتنفيذ هذا الهدف من خلال الفيديو التالي:
-
قم بإنشاء قائمة بالإجراءات والمعلومات الأساسية
بعد أن حددت هدفك حان وقت تدوين الإجراءات اللازمة للوصول إلى هذا الهدف، ما هي المعلومات المتاحة؟ كيفي يمكنك توظيف تلك المعلومات في خطتك؟ وهكذا.
-
ترتيب الأولويات والأهداف في خطة عملك باستخدام الطريقة الذكية “سمارت SMART”
وتتمثل كيفية تحقيق هذا في الالتزام بخمس معايير أثناء إعداد خطة العمل هي:
- حدد ماذا تريد بمنتهى الدقة، مثلًا إن كان مشروع تجاري حدد أي فئة تستهدف، ما هي الإجراءات اللازمة للوصول إلى تلك الفئة.
- التزم بأن يكون هدفك وخطتك قابلة للقياس، فمثلُأ تستطيع الإجابة على سؤال ما هو الوقت المُتوقع للوصول لذلك؟
- اجعل هدفك وخطتك قابلان للتحقيق فلا ترسم طموحات وخطوات صعبة تفوق قدراتك وقدرات فريقك، اعرف حدود الفريق وحدد الخطة حسب الموارد البشرية والمادية.
- استعن بأهداف وأساليب ذات صلة بالهدف الرئيسي فلا تتخذ أي قرار في خطتك دون أن يكون لهذا القرار صدى إيجابي قوي على الوصول إلى غايتك؛ وإلا فما هو إلا إهدار للوقت والموارد.
- التزم بالجدول الزمني الموضوع حتى يمكنك تقييم الأمر في النهاية.
تصفح أيضًا: فن إدارة الوقت
-
عين المتطلبات
وهذه خطوة في غاية الأهمية، ماذا تحتاج لتصل؟ وماذا تملك من تلك الاحتياجات؟ وبناءًا على هذا قرر كيف ستكون خطتك.
المتطلبات تختلف من خطة لأخرى حسب طبيعة الهدف ( المشروع) ولكن بشكل عام يجب أن تكون المتطلبات مُناسبة لميزانيتك.
-
ذكر العقبات
من الطبيعي أن تُواجه عقبات خلال إعداد خطتك، وعادة ما يكون الحل هو البحث عن أفكار تُمكنك من تذليل تلك العقبات لتُناسب خطة العمل الخاصة بك.
-
تحديد الأدوار
من الطبيعي أن يضم فريق العمل عدد كبير من الأفراد، ولكل فرد دور مستقل، هذا أمر بديهي ولكن في النهاية يجب أن يكون هناك مسؤول واحد يتم مساءلته عن النتائج.
-
كتابة الاستراتيجية
والآن بعد أن وقفت على كافة المُعطيات من أهداف، موارد، عقبات ومتطلبات الىن عليك البدء في كتابة استراتيجيتك، واعتمد خلال كتابة الاستراتيجية:
- كتابة الأهداف اليومية، الأسبوعية، الشهرية هذا سيساعدك على تقييم سير الخطة.
- اسمح بوجود مساحات بينية لانه من الطبيعي أن تحدث مفاجآت فلا تضع جدول مهام مزدحم ثم تنهار الخطة مع المستجدات الغير متوقعة.
- يمكنك الاعتماد على التطبيقات الإلكترونية المُخصصة لذلك.
- يميل البعض إلى الخطط العامة، ويميل البعض الآخر إلى التفصيل المتناهي الدقة، الأمر يرجع إليك ولكن تذكر عليك الالتزام بما تُدونه.
-
مراقبة التقدم
تقييم سير العمل وفق الخطة الموضوعة بشكل أسبوعي أو شهري أمر في غاية الأهمية، أيضًا عليك جعل الخطة أكثر مرونة للتعاطي مع المستجدات وتعديل بعض النقاط إذا لزم الأمر.
وفي الختام تأكد أن خطة العمل أحد أسس النجاح، إن وضع خطة صحيحة سيوفر عليك نصف الوقت ونصف الجهد ونصف التكلفة، كما ستُجنبك خسائر ووقت مُهدر في عمل يسير بعشوائية، ماذا تنتظر إذاً انضم لركب الناجحين وابدأ في تدوين خطة العمل الخاصة بك الآن، يمكنك ترك أي استفسار لديك في التعليقات.
تصفح أيضًا: أسباب ضياع الوقت الـ 5